Erste Schritte
Dieser Leitfaden führt Sie vom Vertragsabschluss bis zum produktiven System. Bei SaaS-Instanzen übernehmen wir die Schritte 1–2 im Onboarding gemeinsam; Enterprise-Kunden finden das Deployment unter Betrieb & Hosting.
Voraussetzungen
| Was | Wozu | Pflicht? |
|---|---|---|
| Microsoft-365-Tenant | Single Sign-on, Kalender-Sync, E-Mail, SharePoint-Dokumentablage | Empfohlen (Passwort-Login als Alternative) |
| Eigene Domain | Öffentliche Portale (Kundenportal, Investorenportal, Terminbuchung) unter Ihrer Marke | Für öffentliche Module |
| DATEV-Beraternummer/Mandanten | Buchhaltungs-Export an den Steuerberater | Nur Modul Finanzen |
| FinTS-Bankzugänge | Kontoabruf und Zahlungsverkehr | Nur Modul Finanzen |
| Monitoring-Zugangsdaten | Anbindung Ihrer Datenlogger | Nur Modul Betrieb |
Schritt 1 — Instanz & Firmenprofil
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Instanz erhalten: Nach Vertragsabschluss bekommen Sie Ihre Instanz-URL (z. B.
ihre-firma.sunstack.app) und einen initialen Administrator-Zugang.2
Erstanmeldung: Melden Sie sich mit dem Bootstrap-Administrator an und ändern Sie sofort das Passwort. Der Hub begrüßt Sie mit einem leeren Kachel-Dashboard.
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Gesellschaften anlegen: Unter
Einstellungen → Gesellschaften erfassen Sie Ihre Rechtsträger (GmbHs, Projektgesellschaften). Jede Gesellschaft erhält Stammdaten, Bankverbindungen und — falls Modul Finanzen aktiv — ihren DATEV-Mandanten.Schritt 2 — Microsoft 365 verbinden
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App-Registrierung: Ihre IT registriert SunStack als Anwendung in Entra ID (Anleitung mit allen benötigten Berechtigungen liegt der Instanz bei — Prinzip: so wenige Berechtigungen wie möglich).
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SSO testen: Nach dem Hinterlegen der App-Daten meldet sich der erste M365-Benutzer per „Mit Microsoft anmelden“ an. SunStack legt das Benutzerkonto automatisch an — ohne Dubletten, auch wenn die Person schon als Mitarbeiter erfasst ist.
3
SharePoint-Ablage wählen: Bestimmen Sie die SharePoint-Site, in der SunStack Dokumente ablegt. Alle Module nutzen dieselbe, nachvollziehbare Ordnerstruktur je Anlage.
Schritt 3 — Benutzer, Rollen, Abteilungen
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Rollenkonzept festlegen: Jedes Modul bringt Standard-Rollen mit (z. B.
Admin, Mitarbeiter, modulspezifische wie Bauleiter oder Buchhalter). Entscheiden Sie je Team, wer was sehen und ändern darf.2
Abteilungs-Templates: Legen Sie Abteilungen mit Rollen-Vorlagen an („Vertrieb bekommt: Vertrieb-Modul als Mitarbeiter, Akquise lesend“). Neue Teammitglieder erhalten die Standardrechte mit einem Klick. Geschützte Module (HR) sind bewusst nie Teil von Templates.
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Benutzer einladen: M365-Nutzer melden sich einfach an; für Externe legen Sie Konten mit Passwort an. Details: Administration.
Schritt 4 — Module aktivieren
Aktivieren Sie gebuchte Module unter Einstellungen → Module. Empfohlene Reihenfolge für einen typischen Projektierer:
- Woche 1: Core einrichten, ein Kern-Modul produktiv nehmen (z. B. Vertrieb oder Akquise) — mit echten, aber wenigen Daten.
- Woche 2–3: Zweites Modul plus Datenübernahme (Anlagen-Stammdaten, Kontakte).
- Woche 4–6: Finanzen/Betrieb — Integrationen (DATEV, FinTS, Monitoring) einrichten und Automationen schrittweise aus dem Shadow-Mode scharf schalten.
⚠ Automationen starten im Shadow-Mode
Alles, was E-Mails versendet oder Geld bewegt, ist nach der Aktivierung zunächst im Simulationsmodus: Die Automation läuft, protokolliert, was sie getan hätte — und Sie schalten sie erst nach Prüfung der Protokolle scharf. Planen Sie diese Prüfschleife bewusst ein.
Schritt 5 — Die erste Anlage
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Anlage anlegen: Jede PV-Anlage erhält einen eindeutigen Anlagen-Code. Dieser Code verbindet alles: Planung, Verträge, Tickets, Buchhaltung, Monitoring, Dokumente.
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Stammdaten pflegen: Standort (Flurstück), Bauabschnitte, Wechselrichter und Strings — je nach Modul aus der Planung übernommen oder manuell erfasst.
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Beteiligte verknüpfen: Eigentümer, Verpächter, Investoren als Kontakte (Parties) mit Rollen an der Anlage. Ein Kontakt existiert nur einmal — auch wenn er Verpächter und Investor ist.
Checkliste vor dem Go-Live
- Alle Gesellschaften mit Stammdaten und Bankverbindungen erfasst
- SSO getestet, SharePoint-Ablage verbunden
- Rollenkonzept dokumentiert, Abteilungs-Templates angelegt
- Key-User je Modul geschult (Teil des Onboarding-Pakets)
- Migrationsdaten geprüft (Testlauf mit Stichproben-Abnahme)
- Automationen: Shadow-Protokolle geprüft, bewusste Scharfschaltung dokumentiert
- Für öffentliche Portale: Impressum, Datenschutzerklärung und Consent-Texte von Ihrer Kanzlei freigegeben
Nächste Schritte
Vertiefen Sie das Datenmodell unter Architektur, richten Sie Anbindungen unter Integrationen ein — oder buchen Sie eine geführte Onboarding-Session über unser Team.